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Ultima modifica: 19 settembre 2016

Amministrazione Digitale

NORMATIVA

DOCUMENTAZIONE

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Entro il 16 febbraio 2015, tutte le pubbliche amministrazioni “dovranno approvare un piano di informatizzazione  delle procedure  per  la  presentazione   di   istanze,   dichiarazioni   e segnalazioni che permetta  la  compilazione  on  line  con  procedure guidate accessibili tramite autenticazione con  il  Sistema  pubblico per la gestione dell’identità digitale di cittadini  e  imprese” (in base all’art. 24, comma 3-bis, D. L. n. 90/2014)Le procedure dovranno permettere il completamento  della  procedura,  il tracciamento dell’istanza con  individuazione  del  responsabile  del procedimento e, ove applicabile, l’indicazione dei  termini  entro  i quali il richiedente ha diritto ad ottenere una  risposta.

Dal momento che il piano dovrà prevedere una completa informatizzazione, le amministrazioni dovranno attrezzarsi per la ricezione, gestione e conservazione di documenti e fascicoli informatici.

A partire dal 31 marzo 2015, poi, tutte le pubbliche amministrazioni (anche quelle regionali e locali) dovranno accettare (e quindi gestire e conservare) esclusivamente fatture elettroniche, vale a dire documenti informatici. La rivoluzione della FatturaPA, iniziata il 6 giugno 2014 per le pubbliche amministrazioni centrali, arriva quindi a compimento, con effetti assai rilevanti in termini di dematerializzazione dei documenti e degli archivi.

Entro il 12 ottobre 2015, infine, tutte le amministrazioni dovranno adeguarsi alle regole tecniche in materia di gestione documentale (adottate con DPCM 3 dicembre 2013), provvedendo – tra gli altri adempimenti – ad aggiornare i propri sistemi di protocollo informatico e a predisporre il manuale della gestione documentale.

Il citato D.P.C.M. 13/11/2014 fissa per il 12/08/2016, il termine ultimo, per pubbliche amministrazioni,  per adeguare i propri sistemi di gestione informatica dei documenti. Per quella data tutti i documenti (e quindi gli atti) prodotti dalla P.A. dovranno essere formati in originale secondo quanto stabilito dall’art. 40 del C.A.D. ed dalle regole tecniche di cui al D.P.C.M. 13/11/2014.

È questo il contesto in cui entra in vigore il Decreto del 13 novembre 2014 sul documento informatico: un anno di adempimenti stringenti che – se disattesi – non solo esporranno  gli enti a sanzioni e responsabilità, ma determineranno addirittura l’illegittimità dell’azione amministrativa.

Ecco perché le amministrazioni, nel corso dei prossimi mesi, sono chiamate a pianificare tutte le azioni necessarie a:

-       verificare l’adeguatezza degli strumenti informatici utilizzati e, eventualmente, porre in essere le procedure per l’approvvigionamento di quanto tecnicamente necessario all’adempimento alle norme di legge;

-       apportare le necessarie modifiche all’organizzazione e predisporre i documenti e manuali previsti dalla normativa vigente (provvedendo alla loro pubblicazione sul sito istituzionale dell’Ente);

-       provvedere alla necessaria formazione di tutto il personale e alle attività di informazione/comunicazione per l’utenza;

-       potenziare il sistema di conservazione dei documenti informatici.